Haagse Motor Club - HMC-HRB8 Privacyverklaring
Door lid te worden van de vereniging, of deel te nemen aan een clubactiviteit, gaat je akkoord met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Welke gegevens er worden verzameld, hoe deze gegevens worden verwerkt en welke maatregelen we treffen om de gegevens te beschermen wordt in deze privacyverklaring uitgelegd.1. Hoe worden je persoonsgegevens gebruikt?
Je gegevens worden in het kader van de vereniging, de diensten van de vereniging en het lidmaatschap verwerkt. Meer concreet worden de gegevens in dat kader voor de volgende doelstellingen verwerkt:
- het aanhouden van een ledenlijst voor communicatie met en tussen de leden van de vereniging.
- het communiceren binnen en tussen commissies en andere groepen binnen de vereniging.
- het toesturen van informatie omtrent onze diensten waaronder bijvoorbeeld de agenda en stukken voor ledenvergaderingen en nieuwsbrieven en uitnodigingen voor clubactiviteiten.
- voor statistische doeleinden en voor het verbeteren en beveiligen van de website.
Bij aanvraag van het lidmaatschap ontvangt de vereniging de volgende gegevens die zij ook zal verwerken:
- naam-, adres-, en woonplaatsgegevens.
- geboortedatum.
- telefoonnummer.
- e-mail adres.
- motor gegevens.
- voorkeur rijstijl.
Voorts zal de vereniging persoonsgegevens over je verkrijgen doordat je gebruik maakt van de dienstverlening van de vereniging. Het gaat dan om gegevens die je zelf uit eigen beweging aan de vereniging verstrekt, zoals bijvoorbeeld ICE (in case of emergency) MID (medische gegevens), correspondentie, deelname aan vergaderingen, gegevens die de vereniging verkrijgt als gevolg van deelname aan clubactiviteiten zoals bijvoorbeeld foto's en video's of je gebruik van de website, zoals bijvoorbeeld je IP adres en informatie uit cookies.
Persoonsgegevens van gastdeelnemers worden drie maanden na deelname aan een clubactiviteit verwijderd. Dit geldt ook voor het deelnameformulier. Van gastdeelnemers die hebben aangegeven een nieuwsbrief te willen ontvangen, worden de naam en e-mail gegevens opgeslagen.
Automatische gegenereerde informatie verzamelt voor statische doeleinden (in het kader van de werking van de website) en de beveiliging en verbetering van de website zullen alleen aan derden worden verstrekt voor zover zij niet tot jouw herleidbaar zijn.
De vereniging gaat discreet om met je persoonsgegevens en zal deze nooit verstrekken aan derden mits de vereniging daar op grond van wet- en regelgeving toe is verplicht.
2. Wie hebben er toegang tot je gegevens?
De bestuursleden en webmaster(s) van de vereniging hebben volledig toegang tot je persoonsgegevens. Leden van de toercommissie hebben toegang tot je telefoonnummer, je ICE en MID gegevens. De ICE en MID gegevens (indien verstrekt) zijn uitsluitend bedoeld voor extra informatie in geval van nood.
Leden van de vereniging hebben beperkt toegang tot je persoonsgegevens. De volgende gegevens zijn middels een ledenlijst zichtbaar voor de leden, naam-, adres-, en woonplaatsgegevens, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mail, motor gegevens en voorkeur rijstijl. Leden hebben toegang tot foto- en video albums op de website en de gebruikte clouddiensten..
Niet leden hebben een dusdanig beperkte toegang tot je persoonsgegevens dat ze niet naar jouw herleidbaar zijn. De ledenlijst die gegenereerd wordt is bedoeld om aspirant- leden een indruk te geven hoe het ledenbestand van de vereniging eruit ziet..
3. Wat zijn je rechten?
Je persoonsgegevens zijn uitsluitend opgeslagen in een online database. Via de website van de vereniging heb je real-time toegang tot deze database (menuoptie mijn profiel) waardoor je jouw gegevens kunt inzien en kunt wijzigen. Je persoonsgegevens worden binnen 1 jaar na opzegging van het lidmaatschap definitief verwijderd. Voor vragen over de verwerking van je persoonsgegevens kun je terecht bij de secretaris van de vereniging.
4. Hoe worden je gegevens beschermd?
Je persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde SQL-database. Deze database staat op een beveiligde server bij TransIP in Leiden. De website van de vereniging heeft een SSL (Secure Sockets Layer) -certificaat. Hierdoor is ook de verbinding tussen de bezoeker van onze website en de server beveiligd. Dagelijks wordt er een back-up gemaakt van de SQL-database en na 7 dagen overschreven. De back-up staat op een beveiligde server bij TransIP in Leiden. De ledenmutaties en de financiën worden door de secretaris en penningmeester real-time in de database geadministreerd. De penningmeester heeft passende organisatorische maatregelen genomen om je persoons- en bankgegevens (bankafschriften) die worden ontvangen na betaling van contributie goed te beschermen tegen verlies en/of enige andere vorm van onrechtmatig gebruik.
5. Diensten van derden
- Dropbox is een clouddienst voor het online opslaan van bestanden. De website heeft een directe koppeling (API) met Dropbox waar het clubarchief is opgeslagen.
- Google Mail is een mailserver die het e-mail verkeer van de website en de popboxen van mootorklubdenhaag.nl afhandelen.
- Google Photo is een clouddienst voor het online opslaan van foto's. De website heeft een directe koppeling (API) met Google Photo waar de foto-albums zijn opgeslagen.
- YouTube is een clouddienst voor het online opslaan van video's. De website heeft een directe koppeling (API) met YouTube waar de video's zijn opgeslagen.
6. Sociale Media
Het is de deelnemers toegestaan om foto's en video's te maken tijdens clubactiviteiten. Door lid te worden van de vereniging, of deel te nemen aan een clubactiviteit, ga je akkoord dat deze foto's en video's intern kunnen worden gedeeld in bijvoorbeeld een besloten appgroep, (sociaal) mediakanaal of een foto- en video album op de website van de vereniging.
Het is niet toegestaan om foto's of video's van activiteiten, waar deelnemers herkenbaar, of kentekens leesbaar, in beeld staan te delen met derden of te plaatsen op (eigen) sociale mediakanalen.
De vereniging wil clubactiviteiten onder de aandacht brengen op de eigen sociale mediakanalen maar is terughoudend met het delen van foto’s en video’s van leden en deelnemers. Tijdens de ALV kunnen leden aangeven of ze voor het komend jaar bezwaar hebben tegen het delen van foto's en video’s waar zij herkenbaar in beeld staan, op de sociale mediakanalen van de vereniging, Voorafgaand aan iedere clubactiviteit zal in de betreffende appgroep nogmaals gevraagd worden of er iemand bezwaar heeft. Kentekens van motoren worden nooit leesbaar in beeld gebracht.
Een verzoek om foto’s of video’s te verwijderen van de sociale media kanalen van de vereniging zal altijd worden ingewilligd. Neem hiervoor contact op met de sociale media beheerder of secretaris van onze verenging.
7. Gebruik van cookies
Sommige delen van de website van de vereniging kunnen cookies bevatten. Cookies zijn kleine stukjes informatie die een website op je computer achterlaat. De website instrueert de webbrowser waarmee je websites bekijkt om deze cookies op je computer op te slaan. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen noch op te slaan. Met het aanpassen van de instellingen van je browser kunt je ervoor kiezen om alle cookies te accepteren, om op de hoogte te worden gebracht wanneer een cookie wordt geplaatst of om alle cookies te weigeren. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser. Als je ervoor kiest om cookies te weigeren, dan is het mogelijk dat je geen toegang hebt tot bepaalde gedeeltes van de website.
8. Intellectuele eigendomsrechten
De website bevat onderdelen waarop intellectuele eigendomsrechten van de verenigingen van derden rusten. Zo zijn foto’s, video's, teksten en de overige grafische vormgeving van onze website auteursrechtelijk beschermd, Het is derhalve niet toegestaan om, zonder toestemming van de vereniging de website elektronisch of anderszins te kopiëren, delen, openbaar te maken of wijzigingen in de website aan te brengen.
9. Wijzigingen
Het bestuur van de vereniging behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring te wijzigen. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt.